Sistemas de Integrados de Gestión

Cada vez son más las empresas que implantan diferentes Sistemas de Gestión en su organización, con objeto de mejorar con el cumplimiento de determinados requisitos que ayudan a impulsar el éxito en el mercado.

Es realidad, que muchas empresas implementan diferentes Sistemas de Gestión, sin comprender que la verdadera ventaja son los Sistemas Integrados de Gestión. Es decir, pudiendo simplificar los procesos, y la gran cantidad de documentación que se genera, optan por mantenerlos como partes de áreas independientes.

Pero son muchas las ventajas de trabajar con un Sistema Integrado de Gestión desde el momento en el que se decides implementar alguno de ellos.

Los Sistemas de Gestión se utilizan como herramienta para establecer protocolos que optimicen los recursos, reduzcan costes, aumenten el rendimiento, y en definitiva, mejoren la organización. Es por ello, que las empresas que adoptan uno, obtienen la seguridad de que el proceso cumple con los estándares internacionales estipulados por las normas.

Los Sistemas de Gestión más implementados y reconocidos son, por orden de relevancia:

• Sistema de Gestión de Calidad, que cumple con los requisitos que establece la norma ISO 9001:2015.
• Sistemas de Gestión del Medioambiente, a través del cumplimiento de las directrices de la ISO 14001:2015.
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral, conforme al estándar OSHAS 18001:2007.
• Sistema de Gestión de la Responsabilidad Corporativa, que sigue las premisas de la SGE21.

Una empresa que cuenta con un Sistema Integrado de Gestión, no sólo te da valor frente a posibles competidores, sino que además, evita costes innecesarios, sometiendo a control su proceso productivo, y confirmando que el sistema funciona adecuadamente. Puedes conocer la importancia de los procedimientos en los Sistemas Integrados de Gestión, aquí.

Pero, ¿qué es un Sistema Integrado de Gestión? es la forma de unificar diferentes Sistemas de Gestión, simplificando su mantenimiento e incrementando su utilidad, lo que se traduce en la mejora tanto de programas, como de políticas o la calidad de los outputs.

Es decir, integrar todas las actividades bajo un mismo Sistema de Gestión, posibilita que la actividad diaria incremente, ya que se gestiona de manera conjunta los diferentes procesos y operaciones de la organización.

Estos son los beneficios que un Sistema de Gestión Integrado puede aportar:

• La unificación de sistemas evita que los fallos de unas operaciones afecten a otras, ya que aseguran el aumento correlativo de su rendimiento.
• La coherencia entre las políticas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión.
• Se alinean los criterios de gestión, evitando que se dupliquen procedimientos e instrucciones.
• Disminuye el tiempo de implementación, dado que se ejecutan todos los Sistemas de Gestión a la vez
• Se reduce también el número de manuales de gestión, ya que el mismo registro sirve para cumplir con los requisitos de diferentes sistemas, requiriendo menos mantenimiento, esfuerzo y dedicación.
• Se reparten los esfuerzos y recursos entre los diferentes sistemas.
• Se facilita el control de la información, ya que se encuentra interrelacionada, lo que facilita su accesibilidad a través de redes informáticas.
• Al tener apartados comunes, se ahorra mucha materia en formación.

El elemento clave de la integración de sistemas no es sólo contar con el apoyo y compromiso de las personas que trabajan en la empresa, sino que la Dirección se implique en todo el proceso. Con la dedicación e interés de la Dirección, se logra una implantación mucho más efectiva.

Para hacernos una idea de lo que significa la integración de sistemas y de las ventajas que puede aportar, sólo tenemos que imaginarnos un árbol. En este árbol, el tronco representa la parte común de todos los sistemas, y las ramas las partes específicas de cada uno. Visualizando esto, se puede comprender de forma visual, cómo con un Sistema Integrado de Gestión, se evitan duplicidades.

Dos situaciones son las que podemos encontrarnos a la hora de querer implementar un Sistema Integrado de Gestión:

• Empresa con alguna norma ya implantada. Al tener una norma ya certificada, se cuenta con una base coherente del sistema, que servirá como eje para la integración, lo que hace que el proceso sea más sencillo. En este punto, todo dependerá a su vez de la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios, el tiempo del que dispone para realizar el proceso y de los recursos de los que dispone. Por tanto, pueden darse dos situaciones:
  • Implantar el nuevo sistema de forma paralela, dejando en común las directrices operativas, dejando para más adelante la integración completa del resto de sistemas.
  • Implantar el Sistema Integrado de Gestión desde cero, que aunque suponga reestructurar todo desde el principio, sigue siendo la forma más rápida.
• Empresa sin normas implantadas. Al no tener ninguna norma implantada, se puede diseñar y planificar la implantación del sistema integrado desde el principio, empezando siempre por la parte común (el tronco) de los sistemas de gestión que se quieren integrar. Posteriormente, se procede con las partes más específicas de cada uno de ellos (ramas):
  • Procurar la implantación final, implementando una a una las diferentes partes de los sistemas.
  • Estas partes, es preciso desarrollarlas por procesos.

Una manera de saber si la integración de sistemas ha sido efectiva es comprobando que se ha conseguido:

• Coherencia entre las políticas, objetivos y metas.
• Integrar totalmente los sistemas integrados en las operaciones de la organización.
• Designar a un responsable del Sistema Integrado de Gestión.
• Elaborar, mínimamente, los documentos y registros necesarios.

Formación en los Sistemas Integrados de Gestión

La implantación de un Sistema Integrado de Gestión, precisa de formación al respecto de todo el personal de la organización, ya que van a estar involucrados en el proceso, y para ello deben comprenderlo y controlarlo.

Para ello, anterior a la integración de sistemas, es recomendable formación a en Sistemas Integrados de Gestión, con objeto conocer las herramientas de las que dispone, conceptos y requisitos, así como normativas, análisis de procesos, documentación o diagnóstico. Es aquí cuando se designa a un responsable que sea experto en la materia, por lo que sería de gran ayuda, que adquiriera formación complementaria en Gestión de la Calidad.

Durante la etapa de documentación, se forma al personal en función del área en el que desempeñen su trabajo, para que elaboren meticulosamente y con criterio la documentación requerida y/o generada. Sería importante, un curso sobre Metodologías para la Implementación y Certificación.

Una vez inmersos en la implantación, se debe incidir en las políticas que han sido adoptadas por el Sistema Integrado de Gestión, por lo que todos los niveles o áreas de la empresa deberán estar formados, de manera que puedan realizar su actividad acorde al funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión.

Finalmente, las auditorías internas. Es el paso imprescindible para evidenciar el grado de implantación del Sistema Integrado de Gestión en la organización. Para ello, es imprescindible formar a personas que vayan a realizar las auditorías internas, para obtener las competencias para evaluar si el personal está actuando respecto al sistema implantado de forma eficaz.

Software para Sistemas Integrados de Gestión

Para una implementación eficaz de los Sistemas Integrados de Gestión, se recomienda el software ISOTools, ya que simplifica la forma y el tiempo gracias a la automatización del sistema.

La entrada Sistemas integrados de gestión: ¿por qué implantarlos? se publicó primero en ISOTools México.

Plan de integración

Para facilitar la labor de las auditorías, gestionar los procedimientos y mantener en aumento el rendimiento de los sistemas según ISO, nos encontramos con la posibilidad de integrar todas las normas lo máximo posible, para esto es necesario realizar un plan de integración, añadiendo un factor en la reducción de costes.

Se ve claramente que la norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 comparten una estructura muy similar, en todas ellas se busca el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar y Actuar) o de mejora continua, con esto podemos estar hablando de que la integración se realice gracias a un plan de integración que puede ser fácilmente realizable.

La implementación de un plan de integración nos ayuda a simplificar la gestión de los sistemas de tal forma que podemos evitar tener documentación duplicada optimizando los recursos de los que disponga la organización. El plan de integración puede ser un proceso algo costoso pero nos daremos cuenta que en un plazo razonable el esfuerzo realizado ha valido la pena y veremos cómo trabajar con un sistema de gestión integrado produce mayores beneficios.

Durante el desarrollo del plan de integración se utilizará el ciclo PHVA, es necesario para comprobar que los resultados obtenidos son fiables, buscando en todo momento la mejora continua del sistema de gestión integrado. Es necesario que nos paremos a contemplar las posibles interrogantes como el alcance del sistema, sus verdades necesidad y el riesgo que supone implementar un modelo de este tipo. Es necesario comenzar con este trabajo de integración para recuperar todos los procedimientos de cada uno de los diferentes sistemas, una vez que se tengan las políticas, manuales y procedimientos, en los que en muchas ocasiones nos encontramos que están obsoletos, con ellos podemos realizar una agrupación por afinidad de procesos, por esto el plan de integración trabaja por procesos y depende del estado de madurez de estos se plantean 3 posibles métodos de implementación: básico, avanzado y experto.

Podemos identificar diferentes procesos comunes a los 3 sistemas, pero a su vez puede ofrecer la posibilidad de establecerlos en dos sistemas y que uno se quede fuera, y que existan ciertos procesos específicos de cada sistemas. Con las siguientes directrices ayudamos a encontrar los procesos que están compartidos:

• Compartidos por tres sistemas: revisión de la dirección, control de documentos y registros, gestión de proveedores, control en la recepción de materias primas, control de procesos, control de equipos de medición y ensayo, gestión de las “no conformidades”, establecer las acciones correctoras y preventivas, modificar los procesos o productos, desarrollar los planes de control, desarrollar las instrucciones de trabajo, conservar y entregar los materiales, auditorías de gestión de los recursos humanos, etc.
• Entre ISO 14001 y OHSAS 18001: es necesario homologar procesos industriales peligrosos, cumplir con la legislación vigente de todos los niveles, realizar un control operacional, realizar un control de personal externo a la organización y establecer los planes de emergencia.

La implementación de un plan de integración nos ayuda a simplificar la gestión de los sistemas
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• Específicos ISO 9001 “Sistema de Gestión de Calidad”: modificaciones del diseño del proceso o producto, revisiones de ofertas y contratos, gestión comercial y servicio posventa.
• Específicos ISO 14001 “Sistema de Gestión Ambiental”: se identifica y evalúan todos los aspectos ambientales, la gestión de residuos y la comunicación externa.
• Específicos OHSAS 18001 “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”: es la homologación de los puestos de trabajo, la investigación de accidentes, incidentes y riesgos, la gestión de los equipos de protección individual y la vigilancia de la salud.

En diferentes ocasiones nos podemos encontrar ante la posibilidad de una integración parcial de los sistemas, es decir, que no exista un persona que se encargue sino que existan varias, entonces estamos hablando a nivel de empleados par puede ocurrir algo parecido a nivel de procedimientos, se nos puede plantar la circunstancia de que no todos los procedimientos se encuentren integrados, como bien hemos dicho depende mucho del estado de madurez de los procesos dentro de la empresa y de la conveniencia de la misma.

Optar por un plan de integración no es siempre la mejora opción, aunque sí es muy valorable la posibilidad de que exista una personal al frente de mantener un control en la documentación del sistema, por esto la responsable directa de conocer el estado de cada uno de los sistemas y centralizar los documentos desde las diferentes áreas, este modelo puede cambiar, esa misma persona sea quien gestione y suministre los procedimientos, en este caso sería una integración total.

Cuando se desarrolla el proyecto de esta envergadura si es importante que exista continuidad que la persona al mando y el sponsor tenga la involucración necesaria para que se siga apostando por este modelo ya sea total o parcial la integración. Y como es evidente este tipo de integración que se puede aplicar al resto de sistemas ya sea el caso de las diferentes normas, siempre y cuando exista una necesidad detectada.

Sistemas de gestión integrados con ISOTools Excellence

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence permite a las distintas organizaciones y empresas gracias a su herramienta, integrar sus Sistemas de Gestión de manera automatizada, consiguiendo que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, facilitando la consecución de las distintas mejoras en la gestión diaria y, por tanto, en los resultados que obtienen.

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