Ciclo PHVA: una herramienta de gestión plenamente vigente

En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming.

Tras varias décadas de uso, este sistema o método de gestión de calidad se encuentra plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas ISO) por su comprobada eficacia para: reducir costos, optimizar la productividad, ganar cuota de mercado e incrementar la rentabilidad de las organizaciones. Logrando, además, el mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.

Las fases del ciclo PHVA

Las siglas del ciclo o fórmula PHVA forman un acrónimo compuesto por las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar. Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo:

• Planificar: En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso.
• Hacer: Consiste en la implementación de los cambios o acciones necesarias para lograr las mejoras planteadas. Con el objeto de ganar en eficacia y poder corregir fácilmente posibles errores en la ejecución, normalmente se desarrolla un plan piloto a modo de prueba o testeo.
• Verificar:  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste.
• Actuar:  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

Un ciclo sin fin

La principal característica de un ciclo PHVA es que no tiene un punto y final en el momento en que se obtenga un determinado resultado, sino que se crea una rueda continua en la que el ciclo se reinicia una y otra vez de manera periódica, generando de esta forma un proceso de mejora continua. Cada ciclo terminado, además de para conseguir mejoras hasta un cierto nivel en un determinado circuito o área de la empresa, debe servir también como fuente de aprendizaje para mejorar en cada paso y aprender de los errores. Esto significa que siempre se debe buscar la optimización de las acciones por medio del análisis de: indicadores, logros obtenidos y programas de mejora ya implementados.

Ventajas y desventajas del ciclo PHVA

Las principales ventajas para las organizaciones de esta herramienta de gestión son:

• Por lo general, se consiguen mejoras en el corto plazo y resultados visibles.
• Se reducen los costos de fabricación de productos y prestación de servicios.
• Es un sistema que favorece una cuestión hoy en día vital para todas las empresas: incrementar la productividad y enfocar a la organización hacia la competitividad.
• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
• Permite detectar y eliminar procesos repetitivos.

Entre sus puntos débiles encontramos:

• Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se puede perder la perspectiva de interdependencia que existe entre los distintos departamentos y áreas de las organizaciones.
• Requiere de cambios importantes en toda la organización, lo que puede acarrear inversiones importantes en infraestructuras o recursos humanos.

Es importante subrayar y no perder nunca de vista que la mejora continua consiste en desarrollar ciclos de mejora a todos los niveles de manera periódica, sin que la consecución de un determinado objetivo suponga el fin de proceso, sino más bien un desafío para seguir mejorando y lograr la excelencia. En esto consiste su verdadera esencia y filosofía.

ISOTools ofrece soluciones de mejora Continua

La plataforma tecnológica software ISOTools en todas sus variedades está basada en el ciclo de mejora continua, de manera que permite el avance hacia la excelencia. De este modo, ISOTools ayuda a las organizaciones a alcanzar su máximo potencial y rendimiento.

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El equipo directivo internacional de ISOTools Excellence se reunirá durante los días 18,19 y 20 de febrero en Colombia para presentar su proyecto Kick-Off “Resultados Excelentes 2015”.    

Los Kick-Offs son eventos organizados por las empresas para incentivar las relaciones profesionales con sus trabajadores o entre socios corporativos. El kick- off de ISOTools de este año tiene como objetivo presentar el ejercicio económico del 2014 y las novedades que se desarrollarán durante este 2015.

En este evento se reunirán los directivos de las distintas filiales locales de la compañía en el mundo: Chile, Colombia, Perú, México, Brasil, Argentina, Uruguay, Ecuador, Bolivia, Portugal, Costa Rica y Panamá.

En este meeting se van a abordar los siguientes temas:

• Presentación de los resultados 2014

El pasado año, ISOTools Excellence cerró 2014 con un crecimiento  de sus resultados económicos del 25 por ciento gracias a su constante innovación y a la labor y el compromiso del equipo humano con sus clientes. ISOTools continúa trabajando por mejorar y ayudar a las organizaciones comprometidas con la excelencia aportándoles soluciones de innovación para optimizar la gestión de sus procesos y estrategia.

• Roadmap 2015

Para este año 2015, ISOTools Excellence sigue apostando por la innovación y la mejora continua. En relación a ello, se darán a conocer los avances en la nueva versión del Software ISOTools, el cual ya está totalmente actualizado para dar cumplimiento a cada uno de los requisitos de la Futura ISO 9001:2015.

• Presentación de “ISOTools Strategy Intelligence”, la novedosa herramienta de innovación tecnológica para la Ejecución Estratégica

Ante la dificultad de implantar y desplegar eficazmente un Sistema de Gestión Estratégica en las empresas,  se presentará ISOTools Strategy Intelligence, una novedosa herramienta de innovación tecnológica que simplifica, agiliza y optimiza la Ejecución Estratégica de las organizaciones siempre usando como base Strategy Excellence Model (SEM).

Este modelo está formado por 6 etapas:

- Enfoque Estratégico: se establece a través de un amplio despliegue de herramientas de análisis, las cuales se encargan de aportar claridad y consistencia a los objetivos de la empresa. El proceso para el desarrollo de la estrategia se forma con la definición de lo que queremos conseguir, la forma en que vamos a conseguirlo y lo que vamos a obtener de ello. Esto quiere decir que es necesario establecer la misión, visión y valores de la organización y su contexto.

- Planificar y organizar la estrategia: En esta segunda fase la organización deberá hacer una planificación y organización de la estrategia empresarial empleando mapas estratégicos y hojas de ruta.

- Alineación y despliegue de la organización: Se realizará desdoblando los mapas estratégicos y los BSC relacionados a todas las unidades organizacionales. La alineación de los empleados se realiza mediante un proceso de comunicación formal y relacionando los objetivos personales y los incentivos de los empleados con los objetivos estratégicos. El proceso de alineamiento crea sinergias y unidad en toda la organización. Es clave el rol corporativo y la conexión entre las estrategias de las unidades de negocio y de servicio.

- Vincular y adaptar los procesos: Es la cuarta etapa del modelo, en ella se identifica las necesidades de la organización para relacionar y adaptar los procesos adecuadamente

- Control y aprendizaje de los problemas, las barreras y los desafíos. Este proceso integra la información sobre las operaciones y la estrategia a una estructura de reuniones periódicas de revisión y control.  Presentar el mapa estratégico y realizar una visión general de la estrategia de la empresa. Revisión de los objetivos estratégicos, indicadores e iniciativas que impactan a los mismos para la toma de decisiones.

- Analizar y adaptar, a través de datos operacionales internos y nuevos datos externos del entorno y la competencia, generando de este modo un nuevo ciclo integrado de planificación de la estrategia y ejecución operacional. Esta fase permite adaptar la estrategia a los cambios del entorno y comenzar de nuevo el modelo.

• Presentación de los resultados de la aplicación ISOTools Mobile

Esta aplicación creada por ISOTools pretende facilitar el trabajo de los auditores de los sistemas de gestión en terreno.  El dispositivo IOS o Android permite acceder, en todo momento, a una check list desde la cual se inspeccionan una serie de elementos durante la ejecución de una auditoría además de ayudar a los auditores a examinar detalladamente todos aquellos elementos que tengan que controlar.

Asimismo, ISOTools Mobile envía al responsable encargado de la evaluación un informe de reporte, estadísticas y tiempo dedicado sobre el desarrollo de la gestión de la auditoría. Cuenta también con un apartado inteligente de sistemas de alerta que avisa al responsable sobre las no conformidades de la auditoría y ofrece distintas propuestas de acciones correctivas.

• Apertura de una nueva filial ISOTools USA

ISOTools Excellence, con presencia a nivel mundial y siempre bajo el desafío de aportar apoyo local a sus clientes, comienza el año con una nueva filial local en Estados Unidos, ISOTools USA.

• Novedades del proyecto 123 aprende.com 

123 aprende es un nuevo proyecto de ISOTools que va dirigido, sobre todo, a directivos y auditores en Sistemas de Gestión. Esta iniciativa global de capacitación está respaldada y promovida por la Escuela Europea de Excelencia, organismo acreditado por el Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE) del Ministerio de Trabajo y Previsión Social del Gobierno de Chile.

Durante este 2014 se han celebrado interesantes cursos sobre la norma ISO 9001 que han tenido una gran aceptación entre los participantes.

Para terminar, durante este Kick-Off “Resultados Excelentes 2015” se tratarán también las novedades y avances de las filiales locales de la compañía como la consolidación en el mercado como líder en soluciones corporativas móviles en Chile; el fuerte crecimiento en el sector público y privado en Perú o el posicionamiento TOP como una de las mejores alternativas a la fuerte competencia en software para la Gestión de la Calidad en Colombia.

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La Norma Internacional ISO14001 está enfocada al proceso de controlar y mejorar el rendimiento medioambiental de las organizaciones.

Su implementación permite a la organización sistematizar fácilmente los aspectos ambientales que intervienen en los diferentes procesos desarrollados en ella, contribuir a la protección del medio ambiente y a la prevención de la contaminación. Con el fin principal de alcanzar y mantener un equilibrio en los aspectos socioeconómicos.

Las organizaciones que trabajan cumpliendo los requisitos exigidos por la norma ISO:14001 adquieren ciertos beneficios de mercado, de mejora de la imagen de la empresa, económicos y en cuanto a su situación reglamentaria, como puede ser:

• Contribuir en el aumento del acceso a nuevos clientes y socios comerciales.

• Compartir la responsabilidad ambiental con los grupos de interés.

• Mejorar la reputación de toda la organización.

• Optimizar la gestión de los riesgos medioambientales actuales y futuros.

• Garantizar al personal interno y a los clientes potenciales el enfoque innovador y progresista.

• Disminuir potencialmente los costes de los seguros de responsabilidad civil.

• Presentar a los organismos reguladores y gobiernos la responsabilidad de lograr el cumplimiento de las leyes y normativas de carácter ambiental.

ISOTools es la plataforma tecnológica que facilita la implementación, mantenimiento y automatización de un Sistema de Gestión Ambiental según la norma ISO-14001, basándose en la lógica del ciclo PDCA (Plan – Do – Check – Act) y partiendo de una eficaz gestión de los aspectos e impactos ambientales.

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Su objetivo principal es disminuir la aparición de errores en la producción y aumentar la satisfacción del cliente.

La NMX ISO/TS 16949 se basa en la gestión por procesos y persigue conseguir la mejora continua del sistema de gestión y de la propia organización. Como la mayoría de los sistemas de gestión, la ISO/TS 16949 se desarrolla bajo el esquema del ciclo PDCA o Deming.

Este ciclo consiste en cuatro fases principalmente:

1. Planear (Plan): definimos que queremos hacer y como lo vamos hacer.
2. Ejecutar (Do): realizamos lo planeado en la fase anterior. En ella, se llevan a cabo tareas como la creación de procedimientos, instrucciones de trabajo, de montaje,…
3. Verificar (Check): hay que preguntarse si se ha realizado lo planeado o no. Se realiza mediante la ejecución de varias auditorías que evalúan lo planeado, de ellas se establecen puntos de control en los procesos, se definen objetivos,…
4. Actuar (Act): se determinan las herramientas de mejora según las conclusiones deducidas de la fase anterior, se establecen las acciones correctivas y las acciones preventivas, desarrollo de valoración de proveedores, evaluación de la satisfacción a los clientes,…

De todas estas etapas, las más importante en relación a la mejora continua son las de verificar y actuar. Ambas fases son las que deben recibir más atención por parte de la organización.

Son etapas que aportan la información necesaria para encontrar las principales debilidades del sistema de gestión y del proceso productivo, permitiendo tomar medidas para solucionarlas o prevenir su aparición.

La NMX ISO/TS 16949 obliga a auditar cualquier el proceso productivo de cualquier pieza fabricada por la organización certificada. Corresponden a auditorías internas, externas e incluso auditorías elaboradas por los propios clientes.

Es una norma que implica especialmente a los clientes en los procesos productivos de las organizaciones del sector automotriz. A veces incluso, estas organizaciones trabajan en exclusiva para sus clientes, con diseños propios que buscan la perfección en su producto.

Según la NM ISO/TS 16949 en la fase de verificar se determinan puntos de control con valores críticos que nos ayuden a control el cumplimiento de las características exigidas en cada una de las piezas por los propios clientes. Permiten anular la ocurrencia de fallos o el aviso para tomar las medidas oportunas en el caso de que suceda.

En cambio en la fase de actuar, la NMX ISO/TS 16949 obliga a desarrollar, según el feedback obtenido por el cliente y por los proveedores, acciones correctivas y/o preventivas que solucionar las incidencias cometidas y mejorar el sistema de producción. Nos referimos al famoso Six-sigma.

ISOTools es una de las principales herramientas para gestionar y automatizar la mejora continua del sistema de gestión ISO/TS 16949 según el conocido ciclo de Deming o PDCA.

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