Desarrollo de proveedores

Elegir a los proveedores adecuados, que compartan principios e ideales afines a tu empresa, y con los que crear estrechos lazos que permitan una colaboración mutua, una comunicación fluida y el beneficio mutuo, es un factor crucial para cualquier empresa, especialmente para aquellas que desean una gestión basada en principios como la calidad.

Dentro de la cadena de funcionamiento de cualquier negocio, los proveedores cumplen un papel determinante para la buena marcha de los procesos de venta.

La definición clásica dice que son aquellas personas, empresas o terceros agentes que surten a otros de artículos o existencias en dos sentidos:

a) Fabricación de nuevos productos: en este caso, se trata de insumos o materias primas que funcionan como base para la elaboración de nuevos productos. La empresa que los demanda se encarga de transformarles y darles un nuevo uso.

b) Comercialización de esos mismos productos: consiste en poner a la venta los mismos productos adquiridos a través del proveedor, aunque con variaciones de precio, mercado, contexto o línea corporativa.

Sea por una u otra razón, lo cierto es que las existencias adquiridas se relacionan con la actividad principal de la empresa que las solicita. La operación derivada de esto hace parte de los pasivos de la contabilidad de las compañías.

Un buen proveedor no sólo es importante porque garantiza la calidad de los productos, más allá de si son insumos o no; también lo es porque en función de las relaciones que se entablen con ellos, existe la posibilidad de acceder a mejores precios.

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Los proveedores cumplen un papel determinante para la buena marcha de los procesos de venta
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La elección del proveedor. Claves para no equivocarse

De ahí que, antes de decantarse por uno o por otro, cada emprendedor debe establecer una serie de criterios que le ayuden a tomar la mejor decisión:

1) Análisis del perfil:

Para empezar, un buen ejercicio consiste en mirar detenidamente las características generales de un proveedor: reconocimiento de su actividad, prestigio, trayectoria en el mercado, capacidad de respuesta y cumplimiento de los estándares de calidad. Además, también son importantes cuestiones como la posición geográfica y el tamaño.

2) Referencias y clientes:

Conviene pedir, asimismo, una opinión a otras empresas o clientes que tengan o hayan tenido trato con dicho proveedor. Recordemos que, cuando se trata de hacer negocios, la imagen que los demás tienen de una marca o empresa resulta fundamental; es parte del prestigio que cada quien se va forjando.

3) Precio:

Para muchas empresas es el criterio de selección más importante. Lo ideal es que las empresas se decanten por precios razonables y que, sobre todo, sean acordes con la calidad del producto adquirido. Además, hay que tener en cuenta aspectos como las posibilidades de pago, los gastos añadidos y los eventuales descuentos que el proveedor nos ofrezca en determinadas circunstancias.

4) Calidad:

Para otros negocios, lo primordial es la calidad del insumo adquirido. De nada sirve un proveedor que ofrece precios bajos si sus productos son malos. Esta valoración se hace en función de los materiales, los atributos y los componentes de las existencias.

5) Tecnología e infraestructura:

Este apartado se refiere a la capacidad del proveedor para hacer uso de herramientas tecnológicas que aumenten la calidad de los insumos. Pero no sólo eso. También habla de sus instalaciones, sedes físicas y redes de distribución y comercialización, factores que determinan en gran medida la gestión y la calidad final.

6) Postventa:

Igual o más importante que la calidad, el precio y las referencias, a la hora de elegir un proveedor es fundamental echar un vistazo al servicio de postventa. Esto quiere decir, entre otras cuestiones, las garantías extendidas sobre el insumo adquirido, el servicio técnico, el asesoramiento y la atención al cliente. Incluso, cuando se trate de percances o incidentes significativos, las empresas deben valorar si tienen la opción de cambiar o devolver las mercancías adquiridas.

7) Filosofía corporativa:

En los negocios, como en la vida, hay que buscar compatibilidad. Pero no siempre es fácil hallarla. A la hora de elegir un proveedor, también deben sopesarse elementos que resulten comunes a la filosofía corporativa de la empresa demandante: estándares de calidad, forma de trabajo, cumplimiento de plazos, entre otros. Es muy difícil establecer relación con un proveedor con el que no se comparta prácticamente nada.

Automatiza la gestión de proveedores con ISOTools

La mejora continua de los procesos se ve influenciada por diversos elementos. De poco sirve que implementes un eficaz sistema de calidad y te preocupes de mejorar todos los procesos dependientes de tu empresa, si luego seleccionas materiales y recursos que no cumplen con las exigencias mínimas exigidas.

El Software ISOTools, te ayuda a seleccionar los proveedores más afines a tu empresa y  facilita la comunicación y relación con ellos, contribuyendo, así, a la mejora continua de los procesos.

 

Sistemas de Gestión del Medio Ambiente y la Energía

Cada vez más empresas buscan sistemas de gestión respetuosos con el medio ambiente, que permitan una gestión eficaz a la vez que sostenible, una gestión que no perjudique al entorno que rodea a la empresa. Esta preocupación hizo posible que se desarrollaran diversos estándares que describen las condiciones que deben reunir este tipo de  sistemas de gestión y los requisitos necesarios para su implementación. Se trata de la familia de la norma ISO 14000 y la norma ISO 50000.

Desde del año 2011, cuando la Organización Internacional de Estandarización (ISO) dio luz verde a la norma ISO 50001, cuyo tema central es la mejora de los sistemas de gestión de energía, los expertos en este sector vieron evidentes coincidencias con la norma 14001, que había sido publicada en los años 90.

De hecho, no sólo establecieron relaciones entre las dos normativas. Además, algunos llegaron a plantear posibles diferencias en las prácticas establecidas entre los dos textos de cara a la gestión del medio ambiente y la energía.

A partir de ese momento, muchas empresas han dudado a la hora de aplicar una u otra normativa, sobre todo aquellas cuya actividad implica un trato directo con los recursos naturales, la preservación del medioy la sostenibilidad.

Sin embargo, más que la necesidad de decantarse por una u otra, la ISO ha insistido en que se trata de una oportunidad para complementar los puntos que la norma 140001 (centrada en la gestión del impacto ambiental) no detallaba con suficiencia o que, simplemente, no incluyó en su momento.

Antes de hacer un repaso por las principales diferencias de las dos normas, veamos cuál es el marco de acción de cada una de ellas y sus principales características:

A) Norma ISO 14001 de Sistema de Gestión Medio Ambiental

Su propósito es fijar estándares para un manejo ambiental en cualquier organización de carácter privado, público o mixto. Para ello, primero, exige a las compañías el respeto por las leyes ambientales a nivel local, regional o nacional; después, detalla procesos, metas y actividades para hacer efectivo dicho propósito.

B) Norma ISO 50001 de Sistema de Gestión de la Energía

Esta normativa está orientada a fijar estándares sobre el uso de la energía: efectividad, seguridad, desempeño, eficiencia y consumo. La idea es que las organizaciones de todo tipo reduzcan el uso de este recurso y, asimismo, disminuyan la emisión de gases de efecto invernadero. Está basada en las normas ISO 14001 e ISO 9001.

 

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Cada vez más empresas buscan sistemas de gestión respetuosos con el medio ambiente
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Principales diferencias: normas ISO 14001 e ISO 50001

Aunque la norma ISO 50001 está basada, en cierta medida, en la ISO 14001, supone sin embargo un salto cualitativo al detallar el uso energético como una de las vías directas para gestionar el impacto ambiental.

Veamos, punto por punto, en qué consisten las principales diferencias de estas normas y en qué casos pueden considerarse complementarias:

a) Requisitos generales:

La ISO 14001 se centra en la adecuación de las empresas a las legislaciones en materia ambiental; la ISO 50001, por su parte, pone el foco en las políticas y directrices sobre el uso energético y su consumo responsable.

b) Estándares:

En la ISO 50001 el objetivo es el uso eficaz de la energía por parte de las empresas y la predicción del consumo futuro. En cambio, la 14001 se centra en los controles para no caer en infracciones de las legislaciones sobre el ambiente.

c) Documentación:

En el momento en que las organizaciones se interesan por la adopción de procesos de gestión ambiental, detallados claramente en la norma ISO 14001, deben conocer no sólo los conceptos claves sino los requisitos que se les exigen. En ese sentido, la ISO 50001 reconoce varios grados de documentación en función del tipo de actividad que desarrolla la empresa, el nivel de complejidad, entre otros.

d) Seguimiento y medición:

La norma 14001 mejora la gestión de residuos y permite un mejor control de los costes operativos. Sin embargo, la ISO 50001 es mucho más explícita: estipula unos mínimos para medir el buen uso de la energía.

e) Responsabilidad:

Las dos normas reconocen la responsabilidad directiva como un factor esencial en los procesos de impacto ambiental. Pero la ISO 50001 no sólo lo incluye, sino que va definir un grupo de miembros para controlar los recursos, en este caso la energía.

f) Auditoría interna:

Aunque en el tema del control las dos normas no presentan grandes diferencias, la ISO 50001 reporta un valor agregado al reforzar el requisito de la verificación de medidas adoptadas por las empresas y la notificación de las mismas. Esto es lo que en los dos modelos normativos se conoce como auditoría interna.

Implementa los Sistemas de Gestión del Medio Ambiente y Energía con ISOTools

Como se ha venido señalando, estas dos normas son complementarias. Una empresa comprometida con el medio ambiente, en general, debería plantearse la opción de integrar ambos sistemas y mejorar los procesos que ayuden a conservar el medio en el que habita y promueva un consumo responsable y sostenible.

La implementación de estas dos normas, tanto de forma separada como integrada, es más fácil y eficaz si se seleccionan las herramientas tecnológicas adecuadas. ISOTools es una herramienta cloud que te ayudará a gestionar, de manera eficaz, tu empresa, conforme a los requerimientos que dictan la ISO 14001 y la ISO 50001

 

Sistemas de Gestión y Modelos de Excelencia

Los diversos modelos de Excelencia y sistemas de gestión que conviven en la actualidad, como aquellos basados en el modelo Deming, el Baldrige, el EFQM o en la norma ISO 9001, entre otros, buscan, además de una mejora continua en la calidad de los procesos, un incremento de la productividad. Pero, ¿qué es la productividad y cómo conseguir aumentarla? 

El concepto de productividad

Una primera definición de «productividad» habla de la relación establecida entre los recursos con los que cuenta una empresa y los beneficios obtenidos.

El concepto surgió prácticamente desde que la economía se estableció como ciencia, es decir, a finales del siglo XVIII. Desde entonces ha ido evolucionando hasta convertirse en uno de los indicadores más importantes para medir el comportamiento de negocios, empresas, entidades y organizaciones de alto nivel.

En los últimos años, sin embargo, la productividad organizacional ha estado marcada, como nunca antes, por un hecho indiscutible: la paulatina sustitución del personal o la mano de obra por máquinas cada vez más eficientes e inteligentes.

Aun así, el concepto sigue albergando variables como personal, condiciones laborales, clima organizacional y constitución de equipos, entre otros, que resultan determinantes a la hora de desarrollar los planes organizacionales. El gran valor de las empresas está en quienes las conforman y las dirigen.

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Los Modelos de Excelencia buscan, además de una mejora continua, un incremento de la productividad
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La calidad en búsqueda de la productividad

Calidad y productividad empresarial son dos conceptos directamente proporcionales. Sin embargo, las teorías organizacionales posicionan la calidad en un terreno previo, es decir, le definen como un proceso interno de gestión entre cuyas principales ventajas está el aumento de la productividad.

Los sistemas de gestión de calidad, como por ejemplo los de la familia ISO 9000, son, por tanto, estructuras operacionales de trabajo documentadas e integradas a todos los procedimientos técnicos y gerenciales de una empresa.

Sus principales objetivos son, entre otros, la alineación de las fuerzas de trabajo de una compañía y el empleo de una comunicación directa para mejorar la satisfacción de los clientes o destinatarios de los productos.

Fases para la implementación de los sistemas de calidad

Antes de aplicar un Sistema de Gestión de la Calidad, cada empresa debe tener en cuenta algunos elementos esenciales. Veamos en qué consisten:

1) Definir la situación actual de la organización:

Para mejorar la productividad de una empresa, es fundamental elaborar un diagnóstico de la situación actual de la misma. Es decir, deben quedar claras las razones de por qué es necesario implementar un sistema de gestión y cuáles son los beneficios o ventajas principales que le reportará a la empresa.

2) Fijación de objetivos:

Del diagnóstico de la situación se derivan los objetivos, que son metas concretas, reales y a las que puede aspirar la compañía a corto, mediano o largo plazo. Si bien este tipo de procesos aspiran al mejoramiento de la productividad, para ello es necesario definir objetivos parciales como la clarificación de los tiempos de producción, la constitución de equipos de trabajo, la adecuación de recursos, entre otros.

3) Estimación de plazos:

Los plazos cumplen un papel determinante en los procesos de gestión interna. Muchas empresas caen en el error de dilatarlos al máximo a fin de conseguir mayor flexibilidad y adaptabilidad. Pero esto casi nunca es así. Si bien es recomendable que tengan cierto margen de error, los tiempos deben actuar como límites de los procesos.

4) Definición de recursos y personal:

Se trata, quizá, de uno de los aspectos más importantes en los procesos de gestión. No puede haber calidad sin el conocimiento previo de los recursos con los que cuenta una empresa, tanto si son humanos como técnicos. A partir de esto, las compañías deben tratar de optimizarlos, mejorarlos y, si es preciso, intervenirlos.

5) Evaluar la productividad actual:

En el cumplimiento de este apartado pueden ocurrir dos cosas: que la productividad de la empresa está a la baja o que los índices con los que se mide dicha productividad sean erróneos. En cualquiera de los dos escenarios, la idea es que se definan las estrategias para mejorar el empleo de los recursos.

6) Implementar cambios o mejoras:

Este último elemento se refiere a la puesta en marcha de las estrategias del punto 5. Elaborado el diagnóstico, definidos los plazos, identificados los recursos y valorados los indicadores de medición, sólo resta implementar las mejoras necesarias para optimizar el nivel de productividad de la empresa. Recordemos: productividad no es lo mismo que producción; es, simplemente, hacer más con menos.

Incrementa la productividad con ISOTools

Seleccionar las herramientas de trabajo adecuadas es un factor que influye en la productividad de tu empresa. Con ISOTools, un software  de gestión empresarial, conseguirás un mayor rendimiento gracias a las funcionalidades que integra, que favorece la gestión de los sistemas de calidad basados en la norma ISO 9001 y en otros modelos de Excelencia, de manera eficaz.

 

Balanced Scorecard

Por Balanced Scorecard, también denominado en castellano como Cuadro de Mando Integral, conocemos el método que los teóricos Robert Kaplan y David Norton diseñaron con el objetivo de optimizar los procesos de evaluación del desempeño de las empresas. Hasta su aparición, los modelos tradicionales ponían especial énfasis en el indicador financiero derivado de la actividad corporativa, lo que dejaba de lado otros elementos intangibles como la capacidad gerencial, la relación con los clientes, las habilidades de los empleados y los procesos de calidad.

Esta herramienta, que gozó de una aceptación casi inmediata, propone una visión más global del comportamiento de las empresas y permite realizar un seguimiento continuo de las tareas y los objetivos fijados en el plan estratégico.

Pasos para elaborar tu Cuadro de Mando Integral

El modelo de Kaplan y Norton puede ser aplicado a cualquier tipo organización. Los pasos básicos para su implementación son los siguientes:

1. Definición de la estrategia:

Se trata del paso fundamental sobre el cual se asientan los seis restantes. Por lo general, la estrategia de una organización es el resultado de la alineación de conceptos como la visión, la misión y los valores corporativos que la definen. La estrategia debe ser, ante todo, un plan de acción coherente y realista.

2. Fijación de objetivos:

Se definen como todos los logros que las empresas quieren apuntarse a corto, mediano y largo plazo. Para ello, vuelven a entrar en juego conceptos básicos de la identidad corporativa como la visión y la misión. Sin embargo, en esta oportunidad no basta con definirlos: también hacer falta categorizarlos, es decir, seleccionarlos en función de su naturaleza y la prontitud que requieren.

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El Balanced Scorecard permite realizar un seguimiento continuo de las tareas de las empresas
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3. Realizar formato de dirección:

Se trata de una herramienta gráfica, que puede elaborarse con recursos digitales o con métodos más tradicionales, que hace más sencilla su visualización y, por lo tanto, la labor de los líderes de las empresas. Es un gran cuadro o diagrama dividido en varias columnas con rótulos como los siguientes: objetivos, metas, progreso de las actividades, resultados y planes de acción concretos. Como se decía anteriormente, la idea es tener una visión más global de los procesos a fin de gestionarlos de manera eficaz.

4. Delegación de funciones:

Básicamente, esta etapa consiste en trasladar los objetivos a mediano y corto plazo a los niveles inferiores de la estructura corporativa. El líder delega responsabilidades dentro de unos plazos y un plan estratégico. En organizaciones con estructuras complejas, esta etapa también recibe el nombre de «cascadeo», es decir, la delegación de funciones de forma vertical hasta alcanzar a todos los miembros.

5. Elección de datos confiables:

El Balanced Scorecard consiste, sobre todo, en intervenciones periódicas del proceso en cuestión. Para ello, es fundamental elegir las fuentes y los datos oportunos. El ejemplo más común es el del aumento de ventas, que requiere del empleo de cifras fidedignas para que el proceso tenga referencias claras. De lo contrario, fracasará. Además de ser confiables, estas fuentes deben estar actualizadas y ser de fácil acceso.

6. Ejecutar revisiones:

Para ello, es necesario definir básicamente tres variables: el contenido de la revisión, el tipo de medición que se empleará para evaluar los resultados y la periodicidad (un mes, una semana, un día) con que se efectuará. Por supuesto, esto depende, en gran medida, de la naturaleza de la empresa o del negocio. Con esta metodología, el responsable del proyecto busca una mayor retroalimentación entre él y sus colaboradores o empleados y, de esta manera, fija nuevos compromisos o tareas.

7.  Implementar un ciclo de mejora:

Una vez han finalizado las tareas propuestas y se han llevado a cabo las revisiones en cada etapa, el método Balanced Scorecard exige un seguimiento continuo al proceso. La experiencia adquirida puede ser puesta en marcha en otros proyectos. Sin embargo, lo esencial de este punto es la inclusión del método a la cultura corporativa de la empresa. Esto es lo que, en el campo empresarial, se conoce como la gestión de la calidad a través de procesos de mejora continua.

Desarrollar tu estrategia utilizando el método Balanced Scorecard te resultará mucho más sencillo y eficaz si cuentas con las herramientas adecuadas, como ISOTools.

La plataforma ISOTools cuenta con las funciones necesarias para implementar este método paso a paso, como la elaboración de un mapa estratégico, y llevar a cabo un  seguimiento y control efectivo de su desarrollo.

 

Modelos de Excelencia

El concepto de Calidad empresarial  ha ido evolucionando a lo largo de los años. Ahora se buscan nuevos modelos de Calidad Total y Excelencia que faciliten el cambio y una eficaz gestión empresarial.

Hasta hace relativamente poco, en el campo empresarial se creía que los modelos de gestión de la excelencia y la calidad de los productos eran exclusivos de organizaciones posicionadas o con culturas corporativas avanzadas. Sin embargo, a mediados del siglo XX, el estadístico estadounidense William Edwards Deming había demostrado lo contrario: cualquier empresa, por pequeña o primeriza que fuese, podía aplicar procesos internos de mejora que contribuyeran a un control más eficaz de la producción o el diseño de sus productos.

Deming, que en la actualidad da nombre a uno de los premios de calidad empresarial más reputados del mundo, empezó por detallar 14 puntos básicos de gestión que, a la postre, transformaron el mundo empresarial.

• Crear constancia en la mejora de los productos: ser un agente competitivo en el mercado y mantenerse activo.
• Adoptar una filosofía corporativa que involucre a cada uno de los empleados de la organización. Mayor implicación es sinónimo de mayor eficacia.
• Incluir la calidad del producto desde el inicio y no sólo en sus fases posteriores.
• Minimizar los costes totales a largo plazo. En lo posible, tener un solo proveedor para cada caso y fomentar con ellos relaciones de confianza y lealtad.
• Todas las actividades de la producción pueden ser mejoradas.
• Adoptar las actividades formativas en gestión de calidad y excelencia como una parte fundamental del área de Recursos Humanos.
• Identificar líderes con capacidades y talentos adecuados en cada caso. La idea es un mayor grado de orientación y supervisión en los procesos.
• Eliminar el miedo en la estructura corporativa.
• Difuminar, mientras sea posible, las barreras jerárquicas de la empresa y construir en su lugar un sistema de cooperación y beneficio mutuo.
• Abolir la política del «defecto cero» en la cultura organizacional. El riesgo es un elemento que hace parte de cualquier proceso interno.
• Eliminar sistemas centrados exclusivamente en datos o números.
• Remover los sistemas de actuación y otros elementos que generen competencia y rivalidad entre los miembros de los equipos de trabajo.
• Incorporar un sistema de evaluación y autocrítica en la empresa.
• Impulsar el trabajo conjunto y la retroalimentación, el diálogo y las soluciones consensuadas. El nivel de compromiso de los empleados aumentará.

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Deming detalló 14 puntos básicos de gestión que han transformado el mundo empresarial.
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Los obstáculos más comunes según Deming

Del mismo modo, Deming estableció una lista de siete factores que pueden dificultar la consecución de los objetivos de las organizaciones a la hora de garantizar la calidad y la excelencia de sus productos. Los llamó «enfermedades de la gerencia».

Identificando alguna, o varias, de estas «enfermedades», las empresas emprenden un camino para la mejora de su productividad y competitividad.

• Falta de constancia: muchos proyectos se abandonan ante la primera dificultad o revés. Pero si el objetivo es la calidad, el trabajo debe ser permanente. Nadie llega a la calidad por mera casualidad o favor del destino.
• Utilidades a corto plazo: la visión cortoplacista impide proyecciones del negocio a la hora de inversiones, ampliaciones, fusiones, etc.
• Evaluaciones erróneas: los balances estadísticos son referentes necesarios, pero no significa que sean la única opción. La calidad también implica sistemas de méritos y otras herramientas cualitativas de evaluación.
• Movilidad gerencial: ocurre cuando las empresas suelen sustituir una y otra vez a las personas que las lideran, generando inestabilidad e incertidumbre.
• Manejo exclusivo de cifras: las cifras son insuficientes cuando se trata de medir lo que vale una empresa: calidad del producto, conocimiento de los empleados, fidelidad de los clientes, capacidad gerencial y otros activos intangibles.
• Elevados costes médicos: una empresa demasiado permisiva a la hora de otorgar licencias, permisos o bajas también puede comprometer su desempeño.
• Exceso de garantías: la permisividad tampoco puede ser una constante cuando se trata de quejas o reclamaciones. Está bien atenderlas y asumir los costes que de ellas se deriven, pero no hasta el punto de comprometer a la propia organización.

Evalúa los resultados de tu empresa con ISOTools

Uno de los procesos fundamentales para llegar a la Excelencia, es la evaluación de los resultados obtenidos a lo largo de todo el proceso.

ISOTools es una herramienta que facilita la implementación, mantenimiento y automatización de cualquier Sistemas de Calidad, tanto de aquellos basados en la norma ISO9001, como aquellos que se basan en los diversos modelos de Excelencia. Las diferentes funciones que lo integran, facilitan la gestión, la comunicación y el control de los procesos que se llevan a cabo y favorecen el seguimiento y valoración de los resultados.